Velká objednávka obvykle působí jako výhra. Firma získá zajímavého klienta, naplní výrobu na několik měsíců a možná si otevře dveře k dalším zakázkám. Jenže pak přijde méně příjemná otázka: Z čeho se celý projekt zaplatí, než zákazník uhradí první fakturu?
Velká zakázka může firmu paradoxně připravit o hotovost
Na první pohled nedává smysl, aby úspěšná firma neměla na provoz. Jenže právě rychlý růst často spotřebuje víc peněz než slabší období. Materiál, dopravu, mzdy nebo dodavatele musí podnik zaplatit hned, zatímco peníze od klienta dostane třeba za dva či tři měsíce. Čím větší objednávka, tím hlubší mezera vznikne.
Typický problém nepředstavuje nízký zisk, ale špatné načasování příjmů a výdajů. Firma může mít podepsaný výhodný kontrakt a zároveň řešit, zda jí na konci měsíce zůstane dost peněz na výplaty. Účetní výsledek totiž neříká, kolik hotovosti leží právě teď na účtu.
Největší tlak obvykle vyvolají tyto položky:
- zálohy dodavatelům a nákup materiálu,
- zvýšené mzdové náklady a přesčasy,
- pronájem strojů, skladů nebo dopravy,
- běžné výdaje, které pokračují paralelně s novou zakázkou.
Kdo sleduje pouze celkovou cenu objednávky a očekávanou marži, snadno přehlédne týdny, během nichž peníze jen odcházejí.
Nejdřív rozdělte zakázku na peněžní etapy
Obecný rozpočet nestačí. Majitel potřebuje vidět, kdy přesně firma jednotlivé částky vydá a kdy se jí peníze vrátí. Nestačí tedy napsat, že materiál bude stát milion korun. Podstatné je, zda podnik zaplatí celý milion při objednání, polovinu při dodání nebo několik menších faktur v průběhu výroby.
Pomůže jednoduchá časová osa po týdnech. Na jednu stranu zapíšete všechny očekávané výdaje, na druhou příjmy spojené se zakázkou. Výsledkem není jen odhad celkové potřeby peněz. Uvidíte také okamžik, kdy bude finanční mezera největší. A právě tuto částku potřebujete pokrýt.
Do výpočtu zahrňte i méně nápadné náklady:
- vyšší spotřebu energií,
- pojištění zásilky nebo zboží,
- testování, certifikaci a kontroly,
- opravy strojů zatížených intenzivnějším provozem,
- rezervu na nepovedené kusy, reklamace a opakovanou dopravu.
Přidejte rozumný prostor pro změny. U zakázky, kterou firma řeší poprvé, se téměř vždy objeví výdaj, se kterým původní kalkulace nepočítala.
Zkuste nejprve změnit podmínky samotného obchodu
Řada podnikatelů začne okamžitě hledat peníze zvenčí, a přitom někdy stačí upravit dohodu se zákazníkem nebo dodavateli. Velká objednávka dává prostor k vyjednávání. Klient totiž také potřebuje, aby firma projekt dokončila včas a bez zbytečných komplikací.
Největší rozdíl může udělat záloha. Nemusí pokrýt celou výrobu, také platba ve výši 20 % či 30 % pomůže financovat materiál a zahájení prací. U delších projektů dává smysl rozdělit cenu do několika milníků, například po dodání návrhu, dokončení první série a převzetí celé zakázky.
Jednat můžete také s dodavateli:
- požádat o delší splatnost,
- rozdělit dodávku materiálu do několika částí,
- spojit menší objednávky do rámcové smlouvy,
- dohodnout platbu až po převzetí hotové zakázky.
Dodavatel nemusí na návrh přistoupit. Přesto má smysl se zeptat, zvlášť pokud spolupracujete dlouhodobě a běžně platíte včas.
Financování musí odpovídat tomu, kde peníze chybějí
Jiný způsob financování potřebuje firma, která čeká na zaplacení vystavených faktur, a jiný podnik, který musí teprve nakoupit materiál. Nejdřív proto určete skutečný důvod nedostatku hotovosti a teprve potom vybírejte konkrétní řešení.
Když zákazník zaplatí až po dokončení práce, může potřebnou provozní mezeru pokrýt podnikatelský úvěr. Firma dostane peníze předem a průběžně z nich hradí výdaje spojené s realizací. Důležitá však není jen dostupná částka. Stejně podstatné je datum čerpání, výše splátek a možnost úvěr doplatit ve chvíli, kdy klient zakázku uhradí.
V některých situacích se hodí i jiné nástroje. Faktoring řeší už vystavené faktury, leasing pomůže s pořízením techniky. Není nutné stavět celé financování na jednom zdroji. Část nákladů může zaplatit záloha od klienta, část vlastní hotovost a zbytek externí financování.
Pozor na zakázky, které vydělávají jen na papíře
Velká objednávka dokáže zaměstnat celý tým, a přesto firmě nic podstatného nepřinese. Před přijetím proto znovu spočítejte cenu práce, materiálu i kapacity. Zaměstnanec, který se věnuje nové zakázce, nemůže současně pracovat na běžných objednávkách. Ušlý zisk přitom bývá nákladem, na který se zapomíná.
Prověřte také, zda marže pokryje cenu financování a zvýšené provozní riziko. Pokud kvůli zakázce naberete nové lidi, pronajmete halu a nakoupíte speciální vybavení, nemůžete počítat jen s cenou samotné výroby. Po skončení projektu mohou některé výdaje pokračovat dál.
Položte si několik nepříjemných, ale užitečných otázek:
- Co se stane, když klient posune termín převzetí?
- Unese firma reklamaci části dodávky?
- Dokážeme dál obsluhovat své stálé zákazníky?
- Má zakázka stále smysl, pokud náklady vzrostou o 10 %?
Někdy vyjde najevo, že firma nepotřebuje více peněz, ale vyšší cenu nebo jiné podmínky kontraktu.
Připravte si variantu pro zpoždění
I dobře nastavený projekt se může opozdit. Materiál nedorazí, zákazník změní zadání nebo externí dodavatel nezvládne slíbený termín. Proto počítejte nejen s plánovaným průběhem, ale i s variantou, v níž se celý proces protáhne o několik týdnů.
Nikdo nechce vytvářet černé scénáře. Stačí předem určit, které platby nelze odložit, kde můžete snížit výdaje a jak dlouho firma zvládne fungovat bez úhrady od klienta. Praktický záložní plán ochrání běžný provoz a majitel nebude pod tlakem přijímat první řešení, které se namane.
Velká zakázka může firmu posunout o kus dál. Přinese reference, nové zkušenosti i větší obrat. Musí však stát na realistickém propočtu, ne na nadšení z vysoké částky uvedené ve smlouvě. Když podnik správně načasuje výdaje, vyjedná průběžné platby a zvolí financování podle skutečné potřeby, zvládne růst bez toho, aby kvůli jedné dobré objednávce ohrozil všechno ostatní.
